1. Доменные имена в письмах следует указывать без WWW.
2. В письме обязательно наличие даты его подписания.
3. Письма действительны в течение 3-х месяцев с момента их подписания.
4. Принимаются только оригиналы писем на смену Администратора, Регистратора, аннулирование регистрации домена, а также согласие на публикование персональных данных в открытых источниках . Факсовые и иные копии писем не обрабатываются, ответы на них не отсылаются.
5. Не принимаются документы с факсимильными подписями.
6. В случае если письмо содержит более одного листа, такое письмо следует предоставить в прошитом, пронумерованном виде. На обороте последнего листа на месте прошивки необходимо прописью указать количество листов, поставить подпись руководителя организации, заверить её печатью.
7. В случае если предоставляется официальный иностранный документ (исходящий от административного, судебного органа, нотариуса, уставный документ), документ должен быть надлежащим органом легализован:
консульская легализация — например, для стран: ОАЭ, Саудовская Аравия, Канада, Бразилия, Ливия и т.д.;
либо проставление апостиля — для стран, являющихся участником Гаагской конвенции 1961 г., например, для стран: Австрия, Австралия, Белиз, Бельгия, Венгрия, Дания, Ирландия, Израиль, Испания, Италия, Норвегия, Сейшелы, Франция, Хорватия, Швеция, Япония и др.
Легализация не требуется, если документ исходит из страны, с которой Российской Федерацией заключен договор о взаимном признании официальных документов (например: Беларусь, Болгария, Венгрия, Грузия, Испания, Казахстан, Литва, Латвия, Польша, Эстония, Украина и др.).
В случае предоставления документов на иностранном языке (любом языке, отличном от русского), помимо оригинала документа должен быть предоставлен перевод текста на русский язык, верность которого заверена нотариусом.
Для юридических лиц:
Письмо, представленное от имени организации (юридического лица), должно быть оформлено на официальном бланке организации, подписано руководителем организации, то есть лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа (Генеральным директором, Председателем правления, Ректором и др.)
Подпись руководителя должна быть заверена печатью организации. В случае если письмо не было заверено печатью организации необходимо приложить копию устава для подтверждения информации об отсутствии в организации печати.
Если письмо подписывает лицо, действующее на основании приказа или доверенности, в доверенности или приказе должно быть указано, что доверенное лицо вправе отчуждать доменное имя (или совершать сделки относительно доменного имени, или подписывать документы о передаче прав на домен, или совершать любые сделки, или заключать и расторгать все виды договоров) без каких-либо ограничений, в том числе и по стоимости.
В этом случае к письму необходимо приложить копию доверенности или приказа. Подпись уполномоченного лица на письме должна быть заверена печатью организации (при наличии).
Обращаем ваше внимание: в доверенности (приказе) должно быть явным образом указано в числе полномочий доверенного лица право отчуждать доменное имя (или совершать иные сделки относительно доменного имени, или подписывать документы о передаче прав на домен) либо право совершать любые сделки и соглашения от имени организации.
В случае возникновения сомнений в достоверности предоставляемой информации Регистратор вправе по своему усмотрению запросить дополнительные подтверждающие документы.
Просим также обратить внимание, что если наименование единоличного исполнительного органа организации отличается от общераспространенного «генеральный директор» («директор»), для подтверждения полномочий представителя необходимо приложить также выписку из устава со страницами, указывающими на наименование единоличного исполнительного органа и его полномочия, либо копию устава.
Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей:
Если письмо о передаче прав на домен другому Администратору, аннулировании регистрации домена или согласия на публикацию персональных данных в открытых источниках направляется от имени физического лица
подпись заявителя должна быть заверена нотариально, к письму необходимо приложить копию паспорта (первый разворот и страницу со штампом о постоянной регистрации)
Нотариальное заверение письма не требуется, если Администратор домена предоставляет письмо лично в офис. В этом случае достаточно иметь при себе паспорт.
Нерезиденту РФ необходимо предоставить оригинал письма и копию паспорта. Нотариальное заверение письма не требуется.
